Τα ευρετήρια έχουν τη μορφή πίνακα με δύο στήλες. Στην αριστερή στήλη αναγράφονται τα τοπωνύμια, ενώ στη δεξιά καταγράφονται οι αναφορές τους στις σελίδες και στα φύλλα της εκάστοτε εφημερίδας, το προϊόν δηλαδή της αποδελτίωσης. [1]

1. Μορφή λημμάτων (αριστερή στήλη)

Ακόμη όμως και η αριστερή στήλη είναι προϊόν επεξεργασίας. Το πώς ακριβώς τα τοπωνύμια που αποδελτιώνονται αποκτούν το στάτους ενός λήμματος στο ευρετήριό μας εξαρτάται από τις επιλογές που τηρήσαμε. Σε περιπτώσεις παραλλαγών στη μορφή του ονόματος (ελαφρών διαφορών στη γραφή), προτιμάται εκείνη που είναι σε ισχύ σήμερα, ενώ οι άλλες σημειώνονται σε παρένθεση στην ακριβώς κάτω από το λήμμα αράδα. Το τοπωνύμιο συχνά συμπληρώνεται, όπου κρίθηκε απαραίτητο και ήταν εφικτό, από την ευρύτερη περιοχή στην οποία ανήκει (τις επαρχίες και συνηθέστερα τους νομούς, όπως ίσχυαν έως πρόσφατα, ή τις περιφερειακές ενότητες, όπως ονομάζονται σήμερα): τοποθετείται στην ίδια αράδα και χωρίζεται από το κυρίως λήμμα με ένα κόμμα. Επίσης, σε αρκετά  λήμματα, και όπου αυτό στάθηκε εφικτό, καταγράφονται επιπλέον πληροφορίες που σκοπό έχουν να επεξηγήσουν τον ευρετηριαζόμενο όρο (π.χ. οικισμός (οικ.), θέση, λιμάνι, πορθμός, ποταμός κλπ.).  Οι επεξηγήσεις αυτές σημειώνονται σε παρένθεση ακριβώς δίπλα από το λήμμα. Διευκρινίζεται  ότι  οι πρόσθετες αυτές εντός παρενθέσεων πληροφορίες -για τα λιγότερο γνωστά λήμματα,  αντλούνται από το ίδιο το υλικό και όχι από άλλες δευτερογενείς πηγές ή τη βιβλιογραφία. Όπου συμπληρώνουμε κάποιο στοιχείο με τη χρήση αγκύλης σημαίνει ότι το στοιχείο αυτό αντλείται από άλλες πηγές (λεξικά, διαδίκτυο κλπ).

Τέλος, υπήρξαν τοπωνύμια, που παρά την προσπάθειά μας, δεν κατέστη εφικτό να ταυτίσουμε. Η λέξη «αταύτιστο» συνοδεύει  όσα λήμματα δεν καταφέραμε να αναγνωρίσουμε, είτε να εντοπίσουμε πιθανή σημερινή τους ονομασία ή να τα συνδέσουμε μία περιοχή. Σε κάποιες σπανιότερες περιπτώσεις και όπου τα συμφραζόμενα μας οδηγούν σε μία ισχυρή εντύπωση για το πού περίπου κείται το τοπωνύμιο χρησιμοποιούμε σποραδικά αγκύλες ή και ερωτηματικά όπου υπάρχει αβεβαιότητα.

Π.χ. [2]:

2. Ονομασίες και μετονομασίες

Το σοβαρότερο και συχνότερο πρόβλημα που χρειάστηκε να επιλυθεί αφορά τις μετονομασίες των τόπων, κυρίως των οικισμών. Η επιλογή που ακολουθήθηκε είναι η ευρετηρίαση να γίνεται με βάση τη σημερινή ονομασία. Τα τοπωνύμια της εποχής, αυτά δηλαδή που αποδελτιώνουμε από τις εφημερίδες, καταχωρούνται και αυτά στην αριστερή στήλη κανονικά, αλλά παραπέμπουν με την ένδειξη «βλ.» στη σημερινή επικρατούσα ονομασία. Έτσι, εάν στο υλικό απαντάται το τοπωνύμιο «Βραχώρι» τότε ο ερευνητής παραπέμπεται  με  ένα «βλ.» στο λήμμα «Αγρίνιο». Σε κάθε περίπτωση, στο κυρίως λήμμα (πάντα η ονομασία που επικρατεί σήμερα) επαναλαμβάνεται  σε παρένθεση, στην ακριβώς από κάτω αράδα, η ονομασία ή οι άλλες ονομασίες της εποχής, όπως δημοσιεύονται στην κάθε εφημερίδα -στο παράδειγμά μας: κάτω από το Αγρίνιο σημειώνεται (Βραχώρι).

Π.χ.:

Ικανός αριθμός τοπωνυμίων αναφέρεται με διαφορετικές ονομασίες στην ίδια εφημερίδα: μερικά χαρακτηριστικά παραδείγματα, Δαρδανέλλια και Ελλήσποντος, Νέα Πατρά και Υπάτη, Κωνσταντινούπολη και Βυζάντιο, Μποντρούμι/Μπουντρούμι και Αλικαρνασσός. Σε αυτές τις περιπτώσεις η παραπομπή γίνεται και πάλι στην επικρατέστερη σήμερα ονομασία, ενώ στο κυρίως λήμμα επαναλαμβάνεται στην από κάτω αράδα η άλλη ονομασία με την ένδειξη «αναφέρεται και».

Π.χ.:

3. Ευρετηρίαση τοπωνυμίων του εξωτερικού 

Τα τοπωνύμια που προέρχονται από το «εξωτερικό», όρος της εποχής που οργανώνει και την ύλη των εφημερίδων, τα αντιμετωπίσαμε ως εξής: δοκιμάσαμε να τα τοποθετήσουμε στις επικράτειες της εποχής (π.χ. και κυρίως τη Ρωσική Αυτοκρατορία, αλλά και άλλες, π.χ. ή Πρωσία) ή σπανιότερα τα εντάξαμε στα κράτη στα οποία σήμερα υπάγονται με τη προσθήκη «σημερ.» (Αλβανία, Βουλγαρία, Βέλγιο κ.ά.). Σε ότι αφορά τη λοιπή οθωμανική επικράτεια, προσφύγαμε στη χρήση, κατά περίπτωση, ποικίλων γεωγραφικών ή διοικητικών προσδιορισμών. Διευκρινίζεται εδώ πως οι όροι «Ελλάδα» και «Τουρκία/Οθωμανική Αυτοκρατορία», λόγω της συχνότητας αναφοράς τους, θεωρήθηκε περιττό να ευρετηριαστούν.

Η απόδοση χωρών και πόλεων στην ελληνική γίνεται με ποικίλους τρόπους στις εφημερίδες. Σε αυτές τις περιπτώσεις, ακολουθώντας τη λογική που αναφέρεται παραπάνω για την παραπομπή στη σημερινή τους ονομασία, κρατήσαμε σε παρένθεση κάτω από το λήμμα τις ποικίλες παραλλαγές που χρησιμοποιούνται την εποχή που αποδελτιώνουμε.

Τέλος, λατινικές ονομασίες περιλαμβάνονται στα ευρετήρια σε δύο περιπτώσεις: Πρώτον: Όπου χρησιμοποιούνται στις ίδιες τις εφημερίδες λατινικοί όροι, παραπέμπονται στην ελληνική ονομασία τους με «βλ.». (π.χ.: Haye/βλ. Χάγη).

Δεύτερον: Σπανιότερα, σε δικές μας συμπληρωματικές διευκρινίσεις ή και υποθέσεις για τα τοπωνύμια του εξωτερικού, εντός αγκύλης.

Μερικά παραδείγματα:

4. Μικρή ανακεφαλαίωση με παραδείγματα

Ως προς τις παρενθέσεις: πού εμφανίζονται και τι σημαίνουν:

• 1^ον  Πλάι στο λήμμα, επιπλέον προσδιορισμός βάσει συμφραζομένων στις εφημερίδες
• 2^ον  Στην αμέσως από κάτω αράδα τοποθετούνται πάλι μέσα σε παρένθεση οι άλλες ευρισκόμενες στα φύλλα ονομασίες/γραφές της εποχής.

Π.χ.:

Αγκύλες τοποθετούνται στις κατώθι περιπτώσεις:

• 1^ον Σε πρόσθετες πληροφορίες σχετικές με το τοπωνύμιο που εντοπίζουμε από άλλες (εκτός κειμένου) πηγές (γεωγραφικά λεξικά, διαδίκτυο, κλπ.).
• 2^ον συνοδευόμενες από το ερωτηματικό, σε δικές μας υποθέσεις, για τις οποίες έχουμε κάποια ισχυρή ένδειξη από το κείμενο:

Π.χ.:

5. Ζητήματα αρίθμησης φύλλων και σελίδων (δεξιά στήλη)

Η γενική αρχή είναι απλή. Οι αναφορές ενός τοπωνυμίου μέσα στην κάθε εφημερίδα , καταγράφονται, όπως είπαμε στη δεξιά στήλη, με την εξής μορφή: πρώτα, σημειώνεται  ο αριθμός του φύλλου,  ακολουθεί ο αριθμός της σελίδας, και χωρίζονται μεταξύ τους με μία τελεία. Ωστόσο, στις τρεις από τις τέσσερεις εφημερίδες (με την εξαίρεση του Φίλου του Νόμου) η αρίθμηση των φύλλων γίνεται κατ’ έτος - είτε χρονολογικά, είτε με βάση τον μήνα έναρξης της κυκλοφορίας. Οπότε και στις τρεις αυτές εφημερίδες πριν από τον αριθμό του φύλλου σημειώνεται και το έτος με ελληνικούς χαρακτήρες αυτή τη φορά, π.χ. β) 5.4, που σημαίνει δεύτερο έτος, φύλλο 5 και σελίδα 4. Στην περίπτωση του Φίλου του Νόμου, η αρίθμηση των φύλλων είναι συνεχής από το 1 έως το 296.

Ένα φύλλο αποτελείται συνήθως από τέσσερεις σελίδες, ενώ κάποτε ορισμένα φύλλα διαθέτουν παράρτημα. Η σελιδαρίθμηση δεν ακολουθεί μία ενιαία γραμμή σε όλες τις εφημερίδες.  Οι περισσότερες εφημερίδες αριθμούν τις σελίδες ανά φύλλο (από 1 έως 4 συνήθως και όταν υπάρχει Παράρτημα έως 6, σπανιότατα έως 8). Έτσι κάνουν τα Ελληνικά Χρονικά, ο Φίλος του Νόμου και εν μέρει η Εφημερίς των Αθηνών (κατά το πρώτο έτος της κυκλοφορίας). Η Γενική Εφημερίς ακολουθεί άλλη μέθοδο: έχει συνεχόμενη σελιδαρίθμηση κατ’ έτος (και όχι κατά φύλλο). Την ίδια μέθοδο ακολουθεί και η Εφημερίς των Αθηνών στο δεύτερο (β) έτος της κυκλοφορίας της. Π.χ.:

Ελληνικά Χρονικά:

Φίλος του Νόμου:

Γενική Εφημερίδα:

Εφημερίδα των Αθηνών:

Ειδικές περιπτώσεις σήμανσης: βλ Κυκλοφορία εφημερίδων 1824-1827

[1] Κάθε εφημερίδα ακολουθεί δικό της τρόπο ως προς τη σελιδαρίθμηση (ανά φύλλο ή συνεχόμενη ανά έτος) ή ως προς την αρίθμηση των φύλλων, και αυτές παρουσιάζονται αναλυτικά εδώ, πιο πάτω (σ. 5). Για το ίδιο θέμα χρήσιμο είναι να συμβουλευθεί κάποιος/α την ενότητα «Πίνακες Κυκλοφορίας» του Τυποσκοπίου.

[2] Τα παραδείγματα που παραθέτουμε στο παρόν υπόμνημα είναι ενδεικτικά και προέρχονται από διαφορετικές εφημερίδες.